Her dosyanın ortak kayıtları
Kaza tespit tutanağı veya kolluk evrakı, olay yeri ve araç fotoğrafları, taraf ve araç bilgileri, poliçe, hasar dosyası numarası ve sigorta yazışmaları temel dosya kayıtlarıdır. E-Devlet, SBM veya sigortacı ekranından alınan kayıtların tarihi ve kaynağı korunmalıdır.
Belgeler rastgele dosyalar hâlinde değil, olay tarihinden başlayarak kronolojik sırada tutulmalıdır. Aynı belgenin farklı sürümleri varsa hangisinin resmî veya son sürüm olduğu belirtilmelidir.
Araç hasarı ve değer kaybı
Ruhsat, kilometre kaydı, eksper raporu, servis kabul ve teslim kayıtları, değişen-onarılan parça listesi, fatura, ödeme belgesi, önceki hasar dökümü ve rayiç araştırması değer kaybı incelemesinde yararlı olabilir.
Onarım öncesi fotoğraflar kaybolmadan saklanmalı; araç satıldıysa satış tarihi ve bedeli de not edilmelidir. Ağır hasar veya pert işlemi bulunan dosyada değer kaybı başlığının uygulanabilirliği ayrıca değerlendirilir.
Yaralanma dosyası
Ambulans ve acil kayıtları, epikriz, görüntüleme, ameliyat ve tedavi belgeleri, reçete, kontrol, fizik tedavi, istirahat ve kurul raporları birlikte saklanmalıdır. Tedaviyle bağlantılı ulaşım, bakım veya cihaz giderleri varsa bunlara ilişkin belgeler de eklenebilir.
Bordro, vergi, banka, işyeri, meslek ve sosyal güvenlik kayıtları gelir ve çalışma düzeninin anlaşılmasına yardımcı olur. Sağlık verileri özel nitelikli kişisel veri olduğundan yalnız gerekli kişilerle ve güvenli yöntemle paylaşılmalıdır.
Ölüm dosyası
Ölüm ve defin belgeleri, nüfus aile kayıtları, veraset belgesi, ölenin gelir ve çalışma kayıtları, destek gören kişilerin eğitim ve gelir durumu ile cenaze giderleri dosyaya göre incelenebilir.
Listenin tamamı her olayda zorunlu değildir ve tek başına yeterli de olmayabilir. Doğru belge listesi, zararın türü ve başvurunun muhatabı belirlendikten sonra oluşturulmalıdır.